BMF: Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

Bundesministerium der Finanzen 11. März 2024, IV D 2 - S 0316-a/21/10006 :008 (DOK 2024/0199144)

In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme im Hinblick auf die steuerliche Ordnungsmäßigkeit der mit ihnen geführten Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen verändert. Die Veränderungen betreffen auch Taxi- und Miet­wagenunternehmen und die in diesen Unternehmen insbesondere eingesetzten Taxameter und Wegstreckenzähler. Mit diesem BMF-Schreiben sollen die wesentlichen Anforderungen und bestehenden branchenüblichen Mindestaufzeichnungen für diese Unternehmen zusammenge­fasst werden.

Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen bleiben hiervon unberührt.

Darüber hinaus wird mit diesem BMF-Schreiben der Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 8 KassenSichV für Wegstreckenzähler festgelegt (§ 10 Satz 2 KassenSichV).

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt Folgendes:

I. Allgemeines

Bei Taxametern und Wegstreckenzählern handelt es sich um elektronische Aufzeichnungssys­teme (vgl. Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146). Die hierüber geführten Aufzeichnungen unterliegen nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnungs­pflicht gilt darüber hinaus auch für alle Geschäftsvorfälle, die nicht mit dem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden, z. B. Rechnungsfahrten, Krankenfahrten etc. Ver­pflichtungen nach anderen Vorschriften (z. B. Rechnungspflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG i. V. m. § 33 UStDV, Aufzeichnungen des Arbeitgebers über geleistete Arbeitszeiten der Arbeitnehmer nach § 17 Absatz 1 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG und § 16 Absatz 2 ArbZG sowie Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug nach § 41 EStG i. V. m. § 4 LStDV) sind zu beachten.

Die Aufzeichnungen durch Taxameter und Wegstreckenzähler haben zudem nach den Anfor­derungen des BMF-Schreibens vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)) zu erfolgen.

Die erforderlichen Aufzeichnungen müssen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder Nachschau dem Amtsträger zur Verfügung gestellt werden (vgl. §§ 146b, 147, 193 ff. AO, §§ 42f, 42g EStG sowie § 27b UStG).

II. Taxiunternehmen

1. Allgemein

Zur Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag

• eindeutige Fahrerkennung
• Taxikennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs)
• Zählwerksdaten i. S. d. Tz. 15.1 der Richtlinie 2014/32/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 (ABl. L 96 S. 149 – nachfolgend „MID“) zu Beginn und Ende einer Schicht
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende), soweit das Taxi von einer Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer gefahren wird
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten

Einzeldaten je Geschäftsvorfall

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten)
• Fahrpreis
• Zuschlag
• In Rechnung gestellte Gesamtsumme
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart (z. B. bar, unbar)
• gezahlte Trinkgelder (sofern steuerlich relevant)

Ist das Taxameter dazu in der Lage, sind alle vorgenannten Daten mit diesem in elektroni­scher Form aufzuzeichnen.

Soweit die Daten zulässigerweise nicht durch das Taxameter aufgezeichnet werden (können) oder soweit diese den tatsächlichen Geschäftsvorfall nicht zutreffend wiedergeben (z. B. Fahrt zu frei vereinbartem Preis außerhalb des Pflichtfahrgebiets mit aktiviertem Taxameter), werden die erforderlichen Daten durch Ergänzungen oder Korrekturen manuell erfasst. Dies kann entweder in einem nachgelagerten elektronischen Aufzeichnungssystem (sog. „ergänzendes System“; z. B. Back-Office-System) oder in einer anderen geeigneten und zugelassenen Form (z. B. händisch) erfolgen.
Eine Ergänzung oder Korrektur kann insbesondere notwendig sein, wenn für die tatsächlich durchgeführte Fahrt nicht der in dem Gerät einprogrammierte (und aufgezeichnete) Tarif gilt, weil es sich beispielsweise um eine Kranken- oder Privatfahrt handelt.

Soweit die Aufzeichnungen durch ein Taxameter oder mithilfe eines ergänzenden Systems erfolgen, sind die zum jeweiligen Gerät gehörenden Organisationsunterlagen (Verfahrens­dokumentation i. S. d. Tz. 10.1 der GoBD; z. B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Dokumentation der Programmierung) ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Taxameter im Rahmen der allgemeinen Pflichten zu protokollieren (§ 145 Absatz 1 AO, § 63 Absatz 1 UStDV) und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Einsatzort eines Taxameters ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wird. Als Einsatzzeitraum gilt der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme und der Außerbetriebnahme des Taxameters.

2. EU-Taxameter

Bei der Verwendung von EU-Taxametern i. S. d. § 1 Absatz 2 Nummer 1 KassenSichV (vgl. Nr. 1.3 des AEAO zu § 146a) sind zusätzlich die in der Nr. 3 des AEAO zu § 146a AO näher beschriebenen Vorgaben zu beachten.

Bei Verwendung eines EU-Taxameters richten sich die aufzuzeichnenden Daten sowie die Art und Weise der Aufzeichnung nur nach den speziellen Vorgaben des § 146a AO und der KassenSichV.

Darüber hinaus gilt für EU-Taxameter die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (DSFinV-TW). Ergänzende Systeme, die Daten aus EU-Taxametern weiterverarbeiten, können die Vorgaben der DSFinV-TW freiwillig entspre­chend anwenden.

3. Andere Taxameter

Taxameter, die nicht unter § 1 Absatz 2 Nummer 1 KassenSichV fallen (z. B. Taxameter, die unter § 9 KassenSichV fallen), können aus steuerlicher Sicht nur genutzt werden, soweit durch sie und etwaige Ergänzungen (z. B. andere Systeme oder Papieraufzeichnungen) die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht und die Unveränderbarkeit der Daten erfüllt werden und die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind. Elektronische Daten müssen unverzüglich lesbar bereitgestellt und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Auch Nr. I und II.1 sind zu beachten.

III. Mietwagenunternehmen

1. Allgemein

Zur Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag

• eindeutige Fahrerkennung
• Mietwagenkennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs)
• Kilometerstand laut Tachometer (bei arbeitstäglichen Fahrtbeginn)
• Daten der Summierwerke (vgl. Tz. 4.2.3.1 AEAO zu § 146a AO) mindestens arbeitstäglich
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende) – soweit eine Arbeitnehme­rin oder ein Arbeitnehmer den Mietwagen fährt

Einzeldaten je Geschäftsvorfall

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten)
• In Rechnung gestellte Gesamtsumme
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart (z. B. bar, unbar)
• gezahltes Trinkgeld (sofern steuerlich relevant)

Ist der Wegstreckenzähler dazu in der Lage, sind alle vorgenannten Daten mit diesem in elekt­ronischer Form aufzuzeichnen.

Soweit die Daten zulässigerweise nicht durch den Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden (können), werden die erforderlichen Daten durch Ergänzungen oder Korrekturen manuell erfasst. Dies kann entweder in einem ergänzenden System oder in einer anderen geeigneten und zugelassenen Form (z. B. händisch) erfolgen.

Soweit die Aufzeichnungen im Wegstreckenzähler oder mithilfe eines ergänzenden Systems erfolgen, sind die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentation i. S. d. Tz. 10.1 der GoBD; Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Dokumentation der Programmierung) ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Wegstreckenzähler im Rahmen der allgemeinen Pflichten zu protokollieren (§ 145 Absatz 1 AO, § 63 Absatz 1 UStDV) und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Einsatzort eines Wegstreckenzählers ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wird. Als Einsatzzeitraum gilt der Zeitraum zwischen der Inbe­triebnahme und der Außerbetriebnahme des Wegstreckenzählers.

2. Wegstreckenzähler i. S. d. § 1 Absatz 2 Nummer 2 KassenSichV

Bei der Verwendung von Wegstreckenzählern i. S. d. § 1 Absatz 2 Nummer 2 KassenSichV (vgl. Nr. 1.4 des AEAO zu § 146a) sind zusätzlich die in der Nr. 4 des AEAO zu § 146a AO näher beschriebenen Vorgaben zu beachten.

Bei Verwendung eines Wegstreckenzählers i. S. d. § 1 Absatz 2 Nummer 2 KassenSichV richten sich die aufzuzeichnenden Daten sowie die Art und Weise der Aufzeichnung nur nach den speziellen Vorgaben des § 146a AO und der KassenSichV.

Darüber hinaus gilt für diese Wegstreckenzähler die DSFinV-TW. Ergänzende Systeme, die die Daten aus Wegstreckenzähler i. S. d. § 1 Absatz 2 Nummer 2 KassenSichV weiterverar­beiten, können die Vorgaben der DSFinV-TW freiwillig entsprechend anwenden.

Nach § 10 Satz 2 KassenSichV hat das Bundesministerium der Finanzen den Zeitpunkt, zu dem die Voraussetzungen des § 10 Satz 1 Nummer 1 und 2 KassenSichV erstmals vorliegen im Bundessteuerblatt Teil I bekannt zu geben. Gemäß § 10 Satz 3 KassenSichV gilt § 8 KassenSichV nur für Wegstreckenzähler, die ab dem in der Bekanntmachung genannten Zeitpunkt neu in den Verkehr gebracht werden.

Aufgrund dieser Ermächtigung fallen alle Wegstreckenzähler, die am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmalig in den Verkehr gebracht werden, in den Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 8 KassenSichV.

Für Wegstreckenzähler, die vor dem 1. Juli 2024 in Verkehr gebracht worden sind, besteht keine Verpflichtung, die Vorgaben des § 146a AO, der KassenSichV und der DSFinV-TW zu erfüllen. Nr. I. und III.1 sind zu beachten.

3. Andere Wegstreckenzähler

Wegstreckenzähler, die nicht unter Nr. III.2 fallen (sonstige Wegstreckenzähler und Altge­räte), können aus steuerlicher Sicht nur genutzt werden, soweit durch sie und etwaige Ergänzungen (z. B. andere Systeme oder Papieraufzeichnungen) die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht und die Unveränderbarkeit der Daten erfüllt werden und die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind. Elektronische Daten müssen unverzüglich lesbar bereitgestellt und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Auch Nr. I und III.1 sind zu beachten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt dabei auch, sofern eine Befreiung vom Erfordernis eines Wegstreckenzählers nach § 43 Absatz 1 BOKraft durch die Genehmigungsbehörden erteilt wurde.

IV. Umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungsdoppel

Zu einer ausgestellten Rechnung (ggf. auch in Form einer Quittung) ist ein Doppel (z. B. als Durchschrift) aufzubewahren (§ 14b Absatz 1 UStG). Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme (z. B. Taxameter, Wegstreckenzähler oder Kassensysteme) erteilt, ist es hinsichtlich einer erteilten Rechnung im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD (vgl. BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269) erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.

V. Aufhebung von BMF-Schreiben

Das BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl I S. 1342 = SIS 10 38 65, wird aufgehoben.

Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht