BMF: Abgabenordnung, Betriebsprüfung, Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung (§ 5 Abs. 2 Satz 2 BpO 2000)

Bundesministerium der Finanzen 17. Februar 2025, IV D 3 - S 0403/00009/001/009 (DOK: COO.7005.100.3.11362177)

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Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder sind der Prüfungsanordnung (§ 196 AO) die anliegenden Hinweise beizufügen.

Dieses Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2013, IV A 4 - S 0403/13/10001, DOK 2013/0958391, BStBl I, Seite 1264 = SIS 13 28 49 und gilt ab dem 1. Januar 2025.

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Ihre wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten bei der Außenprüfung

Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden; deshalb ist auch zu Ihren Gunsten zu prüfen (§ 199 Absatz 1 Abgabenordnung - AO -).

Beginn der Außenprüfung

Wenn Sie wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung haben, können Sie beantragen, dass ihr Beginn hinausgeschoben wird (§ 197 Absatz 2 AO). Wollen Sie wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, wenden Sie sich bitte an die prüfende Stelle und geben Sie hierbei den Namen der prüfenden Person an. Über den Prüfungsbeginn sollten Sie ggf. Ihre Steuerberatung unterrichten.

Die prüfende Person wird sich bei Erscheinen unter Vorlage des Dienstausweises bei Ihnen vorstellen (§ 198 AO).

Die Außenprüfung beginnt grundsätzlich in dem Zeitpunkt, in dem die prüfende Person nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenüberlassung beginnt die Außenprüfung spätestens mit der Auswertung der Daten (AEAO zu § 198 Nummer 1).

Ablauf der Außenprüfung

Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass Sie für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet sind. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihren nachstehenden Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen. Sie können darüber hinaus auch sachkundige Auskunftspersonen benennen. Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht nach, kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen und ggf. ein Mitwirkungs­verzögerungsgeld und ein Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt werden (§ 200a AO).

Stellen Sie der prüfenden Person zur Durchführung der Außenprüfung bitte einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung (§ 200 Absatz 2 AO).

Legen Sie dieser bitte Ihre Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vor, die benötigt werden, erteilen Sie die erbetenen Auskünfte, erläutern Sie ggf. die Aufzeichnungen und unterstützen Sie beim Datenzugriff (§ 200 Absatz 1 AO). Die Vorlage von Unterlagen kann bereits mit dieser Prüfungsanordnung verlangt werden (§ 197 Absatz 3 AO).

Werden Daten und Unterlagen elektronisch aufbewahrt, kann die prüfende Person verlangen, dass ihr notwendige Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, die zum Lesen der Daten und Unterlagen erforderlich sind (§ 147 Absatz 5 AO).

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungs-Systems (DV-Systems) erstellt worden, hat die prüfende Person das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 AO). Dazu kann sie verlangen, dass Sie die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung sind der prüfenden Person die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen, z. B. auf einem Datenträger oder durch Zurverfügungstellung der Daten über eine Datenaustausch­plattform, soweit die Finanzbehörde einen Zugang nach § 87a Absatz 1 AO eröffnet hat (Datenüberlassung, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 3 AO). Daneben kann verlangt werden, dass die Daten nach den Vorgaben der prüfenden Person maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden (mittelbarer Datenzugriff, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 2 AO).

Über alle Feststellungen von Bedeutung wird Sie die prüfende Person während der Außenprüfung unterrichten, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Absatz 2 AO).

Ergebnis der Außenprüfung

Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Sie erhalten dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern (§ 201 AO).

Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht, der Ihnen auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Einzelne, ermittelte und abgrenzbare Besteuerungsgrundlagen können auch durch einen Teilabschlussbescheid gesondert festgestellt werden, solange noch kein abschließender Prüfungsbericht nach § 202 Absatz 1 AO ergangen ist. Vor Erlass eines Teil­abschluss­bescheids ergeht nach § 202 Absatz 3 AO ein schriftlicher oder elektronischer Teilprüfungsbericht. Zu dem jeweiligen Bericht können Sie Stellung nehmen (§ 202 AO).

Rechtsbehelfe können Sie allerdings nicht gegen einen Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuer-/Feststellungsbescheide einlegen.

Wird bei Ihnen eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schluss­besprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungs­feststellungen werden Ihnen in diesem Fall spätestens mit den Steuer-/Feststellungs­bescheiden schriftlich mitgeteilt.

Ablauf der Außenprüfung beim Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit

Ergibt sich während der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit gegen Sie, so dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Ermittlungen bei Ihnen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Buß­geld­verfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Buß­geld­verfahrens verwendet werden können, darf Ihre Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Absatz 1 Satz 2 AO). Wirken Sie bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht mit (vgl. §§ 90, 93 Absatz 1, 200 Absatz 1 AO), können daraus allerdings im Besteuerungsverfahren für Sie nachteilige Folgerungen gezogen werden; ggf. sind die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, wenn eine zutreffende Ermittlung des Sachverhalts deswegen nicht möglich ist (§ 162 AO).

Elektronische Kommunikation im Rahmen der Außenprüfung

Achten Sie bei jeglicher Kommunikation mit der Finanzbehörde auf den Schutz Ihrer Daten. Bei der Überlassung von elektronischen Daten per Datenträger sollten Sie Daten passwort­geschützt übergeben. Zur Vermeidung von Komplikationen bei der Weiterverarbeitung der Daten durch die Finanzverwaltung bieten sich beispielsweise geschützte Archiv-Dateiformate (wie z. B. zip, rar oder 7Zip), BitLocker-verschlüsselte oder hardwareverschlüsselte Datenträger an. Wenn Daten unverschlüsselt übergeben werden, erfolgt nicht zwingend eine nachträgliche Verschlüsselung der Datenträger durch die Finanzbehörde.

Übermittelt die Finanzbehörde elektronisch Daten, die dem Steuer­geheimnis unterliegen, sind diese Daten zur Wahrung des Steuergeheimnisses und des Schutzes personen­bezogener Daten grundsätzlich mit einem geeigneten Verfahren zu verschlüsseln. Die Finanzverwaltung bietet dazu oftmals sichere Daten­austausch­platt­formen als Alternative zu den herkömmlichen Kommunikationswegen bzw. Speichermedien an. Bitte stimmen Sie sich bei Bedarf hierzu mit der zuständigen prüfenden Person ab. Eine unverschlüsselte elektronische Kommunikation per E-Mail ist nicht sicher und kann eventuell durch Dritte eingesehen und manipuliert werden. Sie ist deshalb nur bei schriftlich erklärter Einwilligung aller betroffenen Personen auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin möglich (§ 87a Absatz 1 Satz 3 AO).