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BMF: Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale; Abweisung der ELStAM-Anfrage des Arbeitgebers aufgrund der Angaben in den Feldern 'Beschäftigungsbeginn' und 'Referenzdatum Arbeitgeber'

Verfahrenserleichternde Regelungen zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs

Bundesministerium der Finanzen 25. April 2013, IV C 5 - S 2363/13/10003 (DOK 2013/0350001)

Für die Anmeldung des Arbeitnehmers und den Abruf seiner elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) hat der Arbeitgeber u.a. die Datumsfelder Beschäftigungsbeginn (BB) und Referenzdatum Arbeitgeber (RefDatumAG = Zeitpunkt, ab dem der Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen ELStAM anzuwenden hat) an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Meldet der Arbeitgeber dasselbe Arbeitsverhältnis bei der Finanzverwaltung nach zuvor erfolgter Abmeldung ein weiteres Mal an, weist das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) derzeit die Anmeldung des Arbeitnehmers ab, wenn das übermittelte Datum des Beschäftigungsbeginns vor dem Datum der Abmeldung liegt. Folglich kann der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer die ELStAM nicht abrufen. Hiervon sind insbesondere die folgenden Gestaltungen betroffen:

  • Wechsel vom ersten Dienstverhältnis (Hauptarbeitsverhältnis) zu einem weiteren Dienstverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) beim selben Arbeitgeber sowie beim Wechsel von einem Nebenarbeitsverhältnis in das Hauptarbeitsverhältnis beim selben Arbeitgeber,
  • Änderung der Höhe des im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Freibetrags und des im Hauptarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrags,
  • Korrektur einer zunächst fehlerhaften Anmeldung des Arbeitnehmers (Hauptarbeitsverhältnis als Nebenarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis).

Weil der Arbeitgeber in diesen Fällen die ELStAM des Arbeitnehmers derzeit wegen "technischer Störungen" nicht abrufen kann, gilt im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder Folgendes:

Bis zu zwei Monate nach dem Einsatz der Programmversion, mit der dieser Fehler behoben wird, längstens für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr 2013, darf der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach den ihm in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers durchführen.

Dabei dürfen im ersten Dienstverhältnis die Steuerklassen I bis V, Zahl der Kinderfreibeträge, Faktor sowie ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag nach § 39a EStG nur dann berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt nach § 52b Absatz 3 EStG alter Fassung ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 (Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013) mit einer der Steuerklassen I bis V bzw. einem Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag nach § 39a EStG vorliegt. Weist der Arbeitnehmer anhand eines aktuellen Ausdrucks des Finanzamtes abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) nach, hat der Arbeitgeber diese beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen.

Soll ein im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigender Freibetrag geändert werden, hat der Arbeitnehmer einen aktuellen Ausdruck des Finanzamtes vorzulegen.

Nach einem Wechsel vom Hauptarbeitsverhältnis zum Nebenarbeitsverhältnis (Korrektur einer zunächst fehlerhaften Anmeldung des Arbeitnehmers) darf der Arbeitgeber die Steuerklasse VI mit dem ihm aufgrund eines früheren Abrufs der ELStAM bekannten Kirchensteuerabzugsmerkmal des Arbeitnehmers ohne Berücksichtigung eines Kinderzählers und eines Freibetrags nach § 39a EStG ohne weiteren Nachweis durch den Arbeitnehmer anwenden.

Spätestens nach Ablauf der o.g. 2-Monatsfrist oder nach Ablauf des Kalenderjahres 2013 hat der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug im ELStAM-Verfahren durchzuführen. In diesen Fällen bestehen für den Arbeitgeber weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung gegenüber dem Finanzamt. Er ist jedoch nach § 41c Absatz 1 Satz 1 EStG berechtigt, bisher zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.

Die Finanzverwaltung wird den Einsatz der neuen Programmversion des ELStAM-Verfahrens bekannt geben; z.B. im Internet unter https://www.elster.de.

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Friedrich Heidenberger, Steuerberater, 90530 Wendelstein
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Ralf Seipenbusch, Steuerberater, 42553 Velbert